Տեքստը փաստաթղթի գլխավոր տվյալն է, որը ներկայացնելու համար այն կազմվում և ձևակերպվում է: Փաստաթղթի կազմման ժամանակ առաջնորդվում են հետևյալ կանոններով: Նախ ճշտում են փաստաթղթի նպատակահարմարությունը, նպատակը և լուծման ենթակա հարցերի շրջանակը: Դա հնարավորություն է տալիս, կառավարչական որոշման ամրագրման համար, ճիշտ ընտրել փաստաթղթի տեսակը, ձևը և մեծ չափով կանխորոշում է տեքստի շարադրման ոճն ու բնույթը:
Շոշափված (քննարկված) հարցերի քանակից կախված՝ փաստաթղթերը լինում են պարզ և բարդ: Պարզ փաստաթղթերը, որոնք մեկ հարց են պարունակում, բավականաչափ հեշտ է մշակել և ուղարկել կատարման: Բարդ փաստաթղթերը հաճախ մի քանի ինքնուրույն հարց են պարունակում և, որպես կանոն, վերաբերում են մի քանի կատարողների: Բարդ փաստաթղթերի օրինակ են արձանագրությունները, հրամանները, որոշումները։ Կազմակերպություններում կիրառվող կազմակերպաիրավական բնույթի փաստաթղթեր են համարվում պայմանագիրը, կանոնադրությունը,
հաստիքացուցակը, պաշտոնական հրահանգը:
Փաստաթղթերը լինում են նաև կարգադրական ու տեղեկատվական։ Կարգադրական փաստաթղթեր են համարվում հրահանգները, հրամանները, որոշումները, կարգադրություններն ու հրամանագրերը։ Տեղեկատվական փաստաթղթեր են համարվում քաղվածքները, ակտերը, զեկուցագրերը, եզրակացությունները, նամակները, տեղեկանքները, արձանագրություններն ու բացատրագիրները։
Պայմանագիր է համարվում երկու կամ մի քանի անձանց համաձայնությունը, որն ուղղված է քաղաքացիական իրավունքների և պարտականությունների սահմանմանը, փոփոխմանը կամ դադարեցմանը: Պայմանագրերը սովորաբար կնքվում են գրավոր, բայց նաև ` կնքվում են փոստային տարբերակով։ Պայմանագիրը ներառում է այն կնքող կազմակերպությունների անվանումները, պայմանավորվող կողմերի ներկայացուցիչների ազգանունը, անունը, հայրանունը, կողմերի պարտականությունների մասին տեղեկությունները, փոխադարձ հաշվարկների պայմաններն ու ձևերը, պարտավորությունները ժամանակին չկատարելու դեպքում կիրառվող պատժամիջոցները, պայմանագրի գործողության ժամկետը։
Հաշվետվությունը կազմակերպության որևէ աշխատակցի, ստորաբաժանման կամ ողջ կազմակերպության որևէ ժամանակահատվածում (ամիս, եռամսյակ, տարի, հրամանով սահմանափակված շրջան) կատարած աշխատանքների մասին գրավոր բացատրությունն է վերադասին, կոլեկտիվի ժողովին և այլն: Հաշվետվությունը կարող է տրվել նաև բանավոր՝ որպես հաղորդում։
Ռոզա Խաչատրյանի բլոգ 